1. Was ist ein Entlassbrief – und warum ist er so wichtig?

Wer einmal Innere, Chirurgie oder Neurologie als Assistenzarzt durchlaufen hat, kennt das Ritual: Der Patient wird entlassen, die Visite war schon vor Stunden, und auf dem Desktop blinken acht offene Word-Dokumente. Jedes davon ein Entlassbrief, der noch geschrieben werden muss.

Der Entlassbrief (auch Entlassungsbericht, Entlassungsbrief oder ärztlicher Entlassungsbericht) ist das zentrale Kommunikationsdokument zwischen Klinik und weiterbehandelndem Arzt. Er fasst den gesamten stationären Aufenthalt zusammen: Diagnosen, durchgeführte Diagnostik, Therapie, Verlauf und – besonders wichtig – konkrete Empfehlungen für die ambulante Weiterbehandlung.

Rechtlich ist die Sache klar: Gemäß § 630f BGB sind Ärzte zur vollständigen Dokumentation verpflichtet. Das Entlassmanagement nach § 39 Abs. 1a SGB V schreibt zudem vor, dass Patienten am Entlasstag einen vorläufigen Entlassbrief erhalten müssen – wohlgemerkt am selben Tag. Wer das schon einmal bei acht Entlassungen parallel versucht hat, weiß, wie utopisch sich das anfühlt.

Der Entlassbrief ist also kein optionales Schriftstück, das man bei Gelegenheit noch erledigt. Er ist ein rechtsrelevantes Dokument, das die Behandlungskontinuität sicherstellt, im Haftungsfall als Beweismittel dient und die Qualität der stationären Behandlung nach außen dokumentiert. Umso problematischer ist, dass genau dieses Dokument im stressigsten Moment des Tages – kurz vor Dienstende, nach zehn Stunden auf Station – geschrieben werden muss.

2. Der korrekte Aufbau: So muss ein Entlassbrief aussehen

Die Deutsche Krankenhausgesellschaft (DKG) und die Bundesärztekammer empfehlen eine klare Gliederung. In der Praxis hat sich folgender Aufbau als Standard etabliert – und zwar fachübergreifend, von der Inneren über die Chirurgie bis zur Psychiatrie:

"Ein guter Entlassbrief beantwortet alle Fragen, die der Hausarzt am nächsten Morgen haben wird – bevor er sie stellen muss."

Klingt nach viel? Ist es auch. Gerade bei komplexen Patienten mit mehreren Nebendiagnosen, Medikamentenumstellungen und interdisziplinären Konsilen kann ein einzelner Entlassbrief schnell zwei bis drei DIN-A4-Seiten füllen. Und dann wartet schon der nächste.

3. Vorlage: Entlassbrief zum Sofort-Nutzen

Damit Sie nicht bei null anfangen müssen, finden Sie hier eine praxiserprobte Vorlage. Sie basiert auf den Empfehlungen der DKG und lässt sich fachübergreifend einsetzen – ob Innere Medizin, Chirurgie oder Neurologie.

Diese Vorlage deckt alle Pflichtbestandteile ab und lässt sich in wenigen Minuten an den konkreten Fall anpassen. In der Realität schreiben die meisten Assistenzärzte allerdings nicht einen Brief, sondern fünf bis zehn pro Schicht. Und genau da entsteht das Problem.

4. Die 7 häufigsten Fehler im Entlassungsbericht

Unter Zeitdruck passieren Fehler. Die folgenden sehen wir immer wieder – und manche davon können im schlimmsten Fall haftungsrechtliche Folgen haben:

Hand aufs Herz: Bei wie vielen dieser Punkte haben Sie kurz geschluckt? Die gute Nachricht ist, dass die meisten dieser Fehler direkte Folgen von Zeitnot sind – und nicht von mangelndem Wissen. Und Zeitnot lässt sich lösen.

5. Warum der Entlassbrief Klinikärzte ausbrennt

Reden wir über das eigentliche Problem: Es geht nicht darum, wie man einen Entlassbrief schreibt. Das lernt man spätestens in der zweiten Woche im PJ. Das Problem ist die schiere Masse.

Eine Normalstation in der Inneren Medizin hat zwischen 20 und 35 Betten. Bei einer durchschnittlichen Verweildauer von fünf bis sechs Tagen werden pro Woche zehn bis fünfzehn Patienten entlassen – inklusive der Wochenend-Entlassungen, deren Briefe dann am Montag auf dem Tisch liegen. In der Chirurgie, wo die Liegezeiten kürzer sind, können es deutlich mehr sein.

Das sind wohlgemerkt nur die Entlassbriefe. Dazu kommen Konsil-Anforderungen, Anträge, Verlaufsdokumentation im KIS und jede Menge anderer Papierkram, der mit Medizin erstaunlich wenig zu tun hat. Die Marburger Bund Umfrage bestätigt seit Jahren, dass Ärzte in Kliniken zwischen 30 und 50 Prozent ihrer Arbeitszeit für Dokumentation aufwenden – je nach Fachrichtung und Kliniktyp.

"Ich wollte Medizin machen. Stattdessen schreibe ich Briefe, die keiner der Oberärzte korrigiert, und die der Hausarzt im schlimmsten Fall gar nicht liest. Trotzdem kostet mich jeder einzelne eine halbe Stunde meines Lebens."

Die Folgen sind bekannt: Überstunden ohne Ende, chronische Müdigkeit, Frustration – und irgendwann echtes Burnout. Nicht wenige Assistenzärzte berichten, dass die Dokumentationslast der Hauptgrund für ihren Wechsel in die Niederlassung war. Das ist kein Systemversagen der einzelnen Ärzte. Das ist ein Systemversagen der Kliniksoftware.

6. KI-Entlassbrief: In 2 Minuten statt 30

Jetzt mal konkret: Was wäre, wenn Sie Ihre Stichpunkte aus der Visite einfach ins Handy diktieren – und 60 Sekunden später einen fertigen, korrekt strukturierten Entlassbrief vor sich hätten? Mit ICD-10-Codes, vollständiger Medikamentenliste und nachvollziehbarer Epikrise?

Genau das ermöglicht KI-gestützte medizinische Dokumentation. Anders als klassische Textbausteine oder Spracherkennungssoftware, die nur Ihr Diktat in Text umwandelt, versteht eine spezialisierte medizinische KI den KontextIhrer Eingabe. Sie erkennt, dass "NSTEMI, 2-GE, PCI RCX mit DES" eine vollständige kardiologische Befund-Narrative ergibt – und formuliert den Brief entsprechend.

Ein entscheidender Punkt, der kritischen Kollegen wichtig ist – und das zu Recht: Die KI ersetzt nicht Ihre medizinische Einschätzung. Sie gibt den Inhalt vor: Diagnosen, Therapie, Verlauf. Die KI übernimmt die Textarbeit. Jeder Brief wird von Ihnen gegengelesen und freigegeben. Die Verantwortung – und die finale Entscheidung – bleibt immer bei Ihnen als behandelndem Arzt.

7. Schritt für Schritt: Entlassbrief mit KI erstellen

Sie brauchen keine IT-Abteilung, keine Installation und keine Genehmigung vom Chefarzt. DocReport läuft im Browser – auf Ihrem Stations-PC genauso wie auf dem Handy im Bereitschaftsdienst.

Die meisten Kolleginnen und Kollegen berichten, dass sie nach dem dritten oder vierten Brief ein Gefühl dafür entwickeln, welche Art von Eingabe die besten Ergebnisse liefert. Danach geht es fast wie von selbst: kurz diktieren, gegenlesen, fertig. Die durchschnittliche Zeitersparnis liegt bei über 80 Prozent – bestätigt durch Nutzerfeedback aus über 50 Kliniken im deutschsprachigen Raum.

8. Häufige Fragen zum Entlassbrief und KI