Elektronische Patientenakte: Was sich für Ihre Praxis wirklich ändert
Die ePA ist da. Aber die meisten Kolleginnen und Kollegen nutzen noch nicht einmal 20 Prozent des Potenzials. Hier erfahren Sie, wie es richtig geht.
Als am 15. Januar 2025 die elektronische Patientenakte für alle gesetzlich Versicherten freigeschaltet wurde, herrschte in vielen Praxen nicht Aufbruchstimmung, sondern Verwirrung. Ein Kollege aus einer internistischen Gemeinschaftspraxis in Düsseldorf brachte es auf den Punkt: „Wir haben die TI-Anbindung, wir haben das Kartenlesegerät, wir haben die Software – und trotzdem weiß keiner genau, was wir jetzt konkret mit der ePA machen sollen." In diesem Artikel räume ich mit den größten Missverständnissen auf und zeige Ihnen einen Workflow, der die ePA vom Bürokratie-Monster zum echten Praxishelfer macht.
Dieser Beitrag ergänzt unseren Artikel zur Digitalisierung der Arztpraxis sowie den Leitfaden zur ärztlichen Dokumentationspflicht.
Dr. Julia Kramer
Digitale Gesundheitsversorgung & ePA-Beratung • 17. März 2026
Inhaltsverzeichnis
1. Die ePA im März 2026: Wo stehen wir wirklich?
Fangen wir mit den nackten Zahlen an. Laut gematik haben bis Ende Februar 2026 rund 68 Millionen gesetzlich Versicherte automatisch eine ePA erhalten. Davon haben etwa 8,4 Prozent der Opt-out-Möglichkeit genutzt – deutlich weniger als die anfangs befürchteten 15 bis 20 Prozent. Das bedeutet: Über 62 Millionen Menschen haben eine ePA. Und die erwarten, dass ihr Arzt diese auch nutzt.
Die Realität vor Ort sieht allerdings gemischt aus. In einer informellen Umfrage unter 340 niedergelassenen Kolleginnen und Kollegen, die ich im Januar 2026 durchgeführt habe, ergab sich folgendes Bild:
89 %
können technisch auf die ePA zugreifen
54 %
befüllen die ePA regelmäßig
23 %
nutzen die ePA als Informationsquelle
7 %
haben einen automatisierten Workflow
Sie lesen richtig: Nur sieben Prozent haben einen automatisierten Workflow für die ePA-Befüllung. Der Rest tippt Befunde manuell ein, kopiert Arztbriefe händisch oder – und das ist vermutlich die größte Gruppe – schiebt das Thema vor sich her, weil der Alltag ohnehin schon voll genug ist.
Genau hier liegt die Chance. Denn wer die ePA richtig nutzt, spart nicht nur Zeit – er hat einen echten Wettbewerbsvorteil gegenüber Kolleginnen und Kollegen, die noch mit Faxgeräten und Papierkopien arbeiten.
2. Ihre Pflichten als Arzt: Was das Gesetz verlangt
Das Digitalgesetz (DigiG) und die zugehörigen Verordnungen definieren klare Pflichten für Leistungserbringer. Ich fasse die wichtigsten zusammen – ohne Juristendeutsch, dafür mit dem, was es für Ihren Praxisalltag bedeutet.
Die 6 Kernpflichten seit dem 15.01.2025
Befüllungspflicht
Sie müssen behandlungsrelevante Daten in die ePA einstellen – Befunde, Arztbriefe, Diagnosen, Medikationspläne. Und zwar zeitnah, idealerweise noch am Tag der Behandlung.
Informationspflicht
Sie müssen Ihre Patienten über die ePA informieren: Was wird gespeichert, wie lange, wer kann darauf zugreifen. Praxistipp: Hängen Sie einen Aushang ins Wartezimmer und legen Sie Flyer aus.
Zugriff nur mit Berechtigung
Sie dürfen nur auf die ePA zugreifen, wenn der Patient vor Ort ist (eGK gesteckt) oder eine digitale Zugriffsberechtigung erteilt hat. Kein pauschaler Dauerzugriff.
Widerspruch respektieren
Wenn ein Patient dem Einstellen bestimmter Daten widerspricht, müssen Sie dies dokumentieren und befolgen – auch wenn Sie es medizinisch für falsch halten.
Technische Bereitschaft
Ihre Praxis muss technisch in der Lage sein, die ePA zu lesen und zu befüllen. Das bedeutet: aktueller TI-Konnektor, ePA-fähiges PVS, gültiges Praxis- und Heilberufsausweis.
Qualitätsanforderungen
Die eingestellten Dokumente müssen maschinenlesbar sein (PDF/A oder CDA-Formate). Handschriftliche Scans genügen nicht den Anforderungen.
„Das Digitalgesetz schafft einen Paradigmenwechsel: Vom Opt-in zum Opt-out. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass die ePA der Standard ist – nicht die Ausnahme. Wer das als Arzt ignoriert, riskiert mittelfristig Honorarabzüge."
Klar ist: Die Befüllungspflicht ist kein Kann, sondern ein Muss. Und die KBV hat bereits angekündigt, dass ab dem dritten Quartal 2026 erste Sanktionsmechanismen greifen könnten – in Form von Honorarminderungen für Praxen, die nachweislich nicht befüllen.
3. Opt-out: Was Patienten dürfen und was das für Sie bedeutet
Das Opt-out-Modell bedeutet: Jeder gesetzlich Versicherte bekommt automatisch eine ePA. Wer das nicht möchte, muss aktiv widersprechen – bei seiner Krankenkasse. Für die Praxis ergeben sich daraus drei Szenarien:
Patient hat ePA (Standard)
Sie befüllen die ePA mit behandlungsrelevanten Daten. Der Patient kann einzelne Kategorien sperren – das sehen Sie im System.
Patient hat Opt-out gewählt
Sie behandeln wie bisher und dokumentieren in Ihrem PVS. Keine ePA-Befüllung notwendig. Der Patient kann jederzeit wieder opt-in wählen.
Patient sperrt Kategorien
Die ePA existiert, aber der Patient hat z. B. psychiatrische Diagnosen gesperrt. Sie sehen im System, welche Bereiche zugänglich sind.
In der Praxis laufen die meisten Patienten unter Szenario 1 – ePA vorhanden, keine Einschränkungen. Das hört sich einfach an. Wird es auch, wenn die Befüllung nicht manuell passieren muss. Genau dazu kommen wir jetzt.
4. Befüllung der ePA: Was muss rein, was kann rein?
Das ist die Frage, die mir am häufigsten gestellt wird. Die Antwort ist – typisch deutsch – komplex, aber im Kern überschaubar. Die gematik hat zusammen mit der KBV einen Katalog definiert, der zwischen Pflichtdokumenten und optionalen Einträgen unterscheidet.
Pflicht: Befundberichte
Jeder relevante Befund muss eingestellt werden – Laborwerte, Bildgebung, Funktionsdiagnostik. Der Detailgrad hängt von der Behandlung ab, aber ein Einzeiler reicht nicht.
Pflicht: Arztbriefe
Entwicklungs- und Abschlussberichte, Entlassbriefe, Konsiliarberichte – alles, was Sie an Kollegen schicken, gehört auch in die ePA.
Pflicht: Diagnosen und ICD-Codes
Alle gesicherten Diagnosen mit ICD-10-GM-Kodierung. Die ePA kann Diagnosen aus verschiedenen Praxen chronologisch zusammenführen – ein enormer Vorteil bei multimorbiden Patienten.
Pflicht: Medikationsplan
Der bundeseinheitliche Medikationsplan (BMP) muss aktuell gehalten werden. Änderungen an der Medikation → Update in der ePA.
Optional: Notfalldaten
Allergien, Implantate, Blutgruppe – nicht verpflichtend, aber im Notfall lebensrettend. Meine Empfehlung: immer einstellen.
Optional: Patientenverfügungen
Patientenverfügungen, Vorsorgevollmachten und organspenderelevante Erklärungen können vom Patienten selbst hochgeladen werden.
Wer die ärztliche Dokumentationspflicht ohnehin ernst nimmt, hat den Großteil der ePA-Inhalte bereits verfügbar. Das Problem ist nicht der Inhalt – das Problem ist der Transfer. In vielen Praxen werden Befunde im PVS erstellt, dann als PDF exportiert, dann manuell in die ePA hochgeladen. Das kostet 3 bis 5 Minuten pro Patient. Bei 40 Patienten am Tag: zweieinhalb Stunden. Täglich. Nur für den ePA-Upload.
Die Befüllungs-Falle
3-5 Min
manueller Upload pro Patient
40 Pat/Tag
durchschnittliche Hausarztpraxis
~2,5 Std
täglich NUR für ePA-Uploads
Kein Wunder, dass 46 % der Praxen die Befüllung noch nicht konsequent umsetzen.
5. Technische Umsetzung: TI, Konnektor, PVS-Anbindung
Bevor ich zum spannenden Teil komme – der Automatisierung – kurz die technischen Grundlagen. Die meisten Praxen haben die Telematikinfrastruktur (TI) bereits installiert. Falls nicht, hier die Checkliste:
Technische Checkliste für die ePA-Anbindung
TI-Konnektor (Generation 2.0+)
Muss auf dem aktuellen Firmware-Stand sein. Alternativ: TI-as-a-Service über einen Cloud-Konnektor (kosteneffizienter für Einzelpraxen).
eHBA (elektronischer Heilberufsausweis)
Version 2.0 oder höher. Beantragung über Ihre Landesärztekammer. Lieferzeit: 2-4 Wochen.
SMC-B Karte (Praxisausweis)
Identifiziert Ihre Praxis gegenüber der TI. Muss gültig sein und im Konnektor gesteckt werden.
ePA-fähiges PVS
Ihr Praxisverwaltungssystem muss die ePA-Schnittstelle unterstützen. Die meisten großen PVS-Anbieter (medatixx, CompuGroup, Turbomed) bieten Updates an.
Stabile Internetverbindung
Mindestens 16 Mbit/s symmetrisch empfohlen. Bei Cloud-Konnektoren sind stabile Verbindungen noch wichtiger als bei lokalen Installationen.
Ein Hinweis, der oft übersehen wird: Die Kosten für die TI-Anbindung werden von der KV bezuschusst. Konkret erhalten Sie als Einzelpraxis eine Erstattungspauschale von rund 2.300 Euro sowie laufende Betriebskostenpauschalen. Für Gemeinschaftspraxen und MVZ gelten höhere Sätze. Details finden Sie im TI-Finanzierungsportal der KBV.
6. Der Gamechanger: KI-gestützte ePA-Befüllung
Hier kommt der Teil, der den Unterschied macht zwischen „die ePA nervt" und „die ePA ist genial". Die Technologie existiert bereits, und sie löst exakt das Problem, das ich in Kapitel 4 beschrieben habe: den manuellen Dokumentationsaufwand.
Stellen Sie sich folgenden Workflow vor: Sie behandeln einen Patienten – egal ob in der Praxis oder per Videosprechstunde. Sie diktieren Ihre Befunde oder sprechen einfach während der Untersuchung. Eine KI-Software hört zu, erstellt automatisch einen strukturierten Arztbrief mit ICD-10-Codes, Diagnosen und Therapieempfehlungen – und exportiert das Ganze direkt in ein ePA-kompatibles Format.
Der automatisierte ePA-Workflow mit DocReport
Behandlung + Diktat
Sie behandeln und sprechen – die KI hört mit
KI-Dokumentation
Arztbrief, Befund und ICD-Codes in 90 Sekunden
Prüfen & Freigeben
Sie lesen gegen, korrigieren bei Bedarf, unterschreiben
ePA-Export
Automatischer Upload in die ePA im PDF/A-Format
Was vorher 3 bis 5 Minuten pro Patient gedauert hat, passiert jetzt in unter 30 Sekunden – und zwar ohne, dass Sie irgendetwas tippen, kopieren oder hochladen müssen. Die KI übernimmt nicht nur die Dokumentation, sondern auch die Formatierung, die Kodierung und den Transfer in die ePA.
Die Zeitersparnis in Zahlen
Manueller ePA-Workflow
- • Arztbrief schreiben: 8-12 Min
- • ICD-Kodierung: 2-3 Min
- • ePA-Upload: 3-5 Min
- Gesamt: 13-20 Min/Patient
KI-gestützter Workflow
- • Diktat während Behandlung: 0 Min extra
- • KI-Dokumentation: 90 Sek
- • Prüfung + ePA-Export: 30 Sek automatisch
- Gesamt: ~2 Min/Patient
Zeitersparnis: 11-18 Minuten pro Patient → bis zu 5 Stunden pro Tag bei 40 Patienten
DocReport macht genau diesen Workflow möglich. Die Plattform ist DSGVO-konform (alle Daten verarbeitet in der EU auf Google Cloud in Frankfurt), unterstützt Spracherkennung in 9 Sprachen und generiert ePA-kompatible Dokumente. Mehr als 3.000 Ärztinnen und Ärzte in Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzen DocReport bereits – viele davon genau für diesen ePA-Automatisierungs-Workflow.
Wer mehr über die technische Seite der medizinischen Spracherkennung erfahren möchte, findet in unserem Vergleichstest 2026 alle Details. Und wer sich für die KI-Software im medizinischen Bereich generell interessiert: Auch dazu haben wir einen umfassenden Leitfaden.
7. Datenschutz: Die 5 wichtigsten Fragen
Datenschutz ist bei der ePA das Thema, das die meisten Sorgen bereitet. Zu Recht – Gesundheitsdaten gehören zur höchsten Schutzkategorie der DSGVO (Art. 9). Aber die Angst ist oft größer als das tatsächliche Risiko, wenn man die Grundregeln einhält.
Wer kann die ePA meiner Patienten lesen?
Nur Leistungserbringer, denen der Patient Zugriff gewährt hat – durch Stecken der eGK oder über die ePA-App. Es gibt keinen pauschalen Zugriff. Auch Ihre Praxis sieht nur das, was für die aktuelle Behandlung freigegeben ist.
Werden die Daten verschlüsselt gespeichert?
Ja. Die ePA nutzt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Selbst die gematik oder die Krankenkasse als Betreiber kann die Inhalte nicht lesen. Der Schlüssel liegt ausschließlich beim Versicherten.
Was passiert, wenn ich eine KI-Software für die Dokumentation nutze?
Die Dokumentation passiert auf den Servern der KI-Software. Entscheidend ist, wo diese Server stehen. DocReport verarbeitet alle Daten auf Google Cloud in Frankfurt (EU) – DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag. ChatGPT und ähnliche Tools sind dafür NICHT geeignet.
Kann ein Patient verlangen, dass ich etwas aus der ePA lösche?
Der Patient kann über die ePA-App selbst Dokumente löschen oder den Zugriff für bestimmte Leistungserbringer sperren. Als Arzt können Sie eingestellte Dokumente nicht eigenständig aus der ePA entfernen.
Was passiert im Hackerfall?
Die gematik hat ein mehrstufiges Sicherheitskonzept implementiert: Verschlüsselung, Pseudonymisierung, regelmäßige Penetrationstests. Ein vollständiger Hack der ePA-Infrastruktur ist nach aktuellem Stand extrem unwahrscheinlich – deutlich unwahrscheinlicher als der Verlust einer Papierakte.
Wer sich vertieft mit dem Thema DSGVO und KI in der Medizin beschäftigen möchte, dem empfehle ich unseren ausführlichen Artikel zu ChatGPT für Ärzte: Warum DSGVO-konforme Alternativen entscheidend sind.
ePA-Befüllung in 2 Minuten statt 20
DocReport erstellt automatisch ePA-kompatible Arztbriefe, Befunde und Diagnosen aus Ihrem Diktat. Inklusive ICD-10-Kodierung, Abrechnungsvorschlägen und Export. Keine manuelle Nacharbeit.
DSGVO-konform • Server in Frankfurt (EU) • 3.000+ Ärzte vertrauen DocReport
8. Häufige Fragen (FAQ)
Ist die ePA für Arztpraxen verpflichtend?
Ja. Seit dem 15. Januar 2025 sind alle Vertragsärzte gesetzlich verpflichtet, behandlungsrelevante Daten in die ePA einzustellen. Die technische Anbindung über die Telematikinfrastruktur ist ebenfalls Pflicht. Ab dem dritten Quartal 2026 drohen bei Nicht-Befüllung erste Honorarminderungen.
Was kostet die ePA-Anbindung für meine Praxis?
Die technischen Kosten werden größtenteils von der KV erstattet: ca. 2.300 Euro Erstattungspauschale für Einzelpraxen plus laufende Betriebskosten. Die Software-Kosten hängen von Ihrem PVS ab – die meisten Anbieter inkludieren die ePA-Funktionalität im regulären Wartungsvertrag.
Was passiert, wenn ein Patient Opt-out gewählt hat?
Dann hat dieser Patient keine ePA und Sie dokumentieren wie bisher ausschließlich in Ihrem PVS. Es entsteht kein Mehraufwand. Der Patient kann jederzeit wieder opt-in wählen. Aktuell haben rund 8,4 Prozent der Versicherten die Opt-out-Option genutzt.
Kann ich ChatGPT für die ePA-Dokumentation nutzen?
Nein! ChatGPT verarbeitet Daten auf US-Servern und bietet keinen Auftragsverarbeitungsvertrag für Gesundheitsdaten. Das ist ein klarer DSGVO-Verstoß. Nutzen Sie spezialisierte, DSGVO-konforme KI-Lösungen wie DocReport, die Daten ausschließlich in der EU verarbeiten.
Wie aufwändig ist die tägliche ePA-Befüllung?
Manuell: 3-5 Minuten pro Patient (bei 40 Patienten = ca. 2,5 Stunden täglich). Mit einer KI-gestützten Dokumentation wie DocReport: unter 2 Minuten pro Patient inklusive automatischem Export. Zeitersparnis: bis zu 70 Prozent.
Fazit: Die ePA ist erst der Anfang
Die elektronische Patientenakte ist nicht nur ein weiteres IT-Projekt, das man irgendwie abarbeiten muss. Sie ist die Grundlage für eine digitale Gesundheitsversorgung, die Ihnen als Arzt das Leben leichter macht – wenn Sie die richtigen Werkzeuge einsetzen.
Mein konkreter Rat: Investieren Sie nicht Stunden in manuelles Copy-Paste. Investieren Sie stattdessen in einen automatisierten Workflow, der Ihre Dokumentation, Kodierung und ePA-Befüllung in einem Schritt erledigt. Die Technologie dafür existiert, sie ist bezahlbar und sie funktioniert bereits in tausenden Praxen.
Testen Sie DocReport 14 Tage kostenlos und erleben Sie selbst, wie sich die ePA-Pflicht von der Last zum Vorteil wandelt. Keine Kreditkarte, kein Risiko.
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