Überblick

Was dann passierte, hat meine Meinung über KI in der Arztpraxis radikal verändert. Und zwar nicht wegen einer Werbebroschüre. Sondern wegen nackter Not.

Die Lage ist ernst — und Sie wissen es

Fangen wir mit Zahlen an. Unbequemen Zahlen. Laut dem MFA-Radark des Deutschen Ärzteblatts waren 2025 rund 6.400 Stellen für Medizinische Fachangestellte in Deutschland unbesetzt. Tendenz: steigend. Jede dritte Praxis sucht mindestens eine Kraft. Jede fünfte hat bereits Sprechstunden gekürzt.

Kollege Bauer — Orthopäde, zwei Räume weiter — hat seine Samstagssprechstunde gestrichen. Nicht, weil keine Patienten kamen. Sondern weil niemand mehr den Telefonassistenten spielen wollte. Für 2.600 Euro brutto im Monat. Bei Vier-Tage-Woche in der Industrie.

Das ist die Realität. Kein akademisches Szenario. Meine eigene Praxis hat elf Monate lang nach einer Ersatz-Schreibkraft gesucht. Elf. Monate.

Die KBV veröffentlichte Anfang 2026 eine Umfrage unter niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten: 74 Prozent gaben an, dass der Personalmangel direkte Auswirkungen auf die Dokumentationsqualität hat. Fehler häufen sich. Berichte werden später geschrieben — wenn überhaupt. Und die Abrechnung? Die leidet am meisten.

Was passiert, wenn die Dokumentation liegen bleibt

Ich habe es am eigenen Leib erfahren. Ohne Schreibkraft staut sich alles. Die Diktate auf dem Band. Die Arztbriefe, die rausmüssen. Die Befundzusammenfassungen für die Überweisung. Die EBM-Ziffern, die korrekt zugeordnet werden müssen — sonst bleibt Geld liegen.

Konkret sah mein Alltag so aus:

Rechnen wir das mal durch. Bei vierzig Patienten pro Tag und durchschnittlich sieben Minuten Dokumentationszeit pro Patient landen wir bei knapp viereinhalb Stunden reiner Schreibarbeit. Täglich. Das ist kein Arbeitsplatz mehr — das ist ein Schreibtisch mit Patientenbesuch dazwischen.

Und die Fehlerquote? Die stieg bei mir in den ersten drei Monaten ohne Schreibkraft von unter zwei auf fast neun Prozent. Verwechslungen bei ICD-10-Codes. Fehlende Diagnosen im Arztbrief. Einmal — und das war der Tiefpunkt — habe ich einem Kollegen eine Verlaufsbeschreibung geschickt, in der die Seitenangabe fehlte. Er hat zurückgerufen und gefragt, ob ich die Diagnose per Würfel bestimmt hätte. Zu Recht.

• 07:00 bis 13:00 Uhr: Sprechstunde. Patient nach Patient. Keine Zeit zum Diktieren zwischendurch.
• 13:00 bis 14:00 Uhr: Schnell etwas essen. Diktate starten.
• 14:00 bis 15:30 Uhr: Weiter Diktieren. Arztbriefe, Verlaufsberichte, Befunde.
• 15:30 bis 17:00 Uhr: Selbst abtippen, was nachts nicht mehr von einer Schreibkraft erledigt wird.
• Abends: EBM-Abrechnung prüfen. ICD-10-Codes zuordnen. Und irgendwann nach Hause.

Mein erster Versuch: Diktiergerät und externer Schreibdienst

Ich bin Pragmatiker. Also habe ich erstmal probiert, was man so probiert. Diktiergerät gekauft. Einen externen Schreibdienst beauftragt — online, per App, eine dieser Plattformen, die man überall beworben bekommt.

Das Ergebnis war... gemischt.

Vorteile: Die Texte kamen zurück. Meistens am nächsten Tag. Die Orthographie war fehlerfrei.

Nachteile: Die medizinische Fachsprache wurde regelmäßig verhunzt. "Ruhe-EKG" wurde zu "Ruhe-Ekg" (immerhin konsistent). "Differentialblutbild" zu "Differenzial Blut Bild". Und bei einer Verlaufsbeschreibung stand plötzlich "Patient klagt über Schmerzen im rechten Bein" — dabei hatte ich "linken Fuß" diktiert.

Zwei Monate habe ich das durchgehalten. Die Korrekturschleife hat mehr Zeit gekostet als das ursprüngliche Diktat. Plus: DSGVO. Sobald Patientendaten nach außerhalb der Praxis gehen, wird es rechtlich heikel. Der externe Dienst saß in Tschechien. Sehr nett, sehr professionell — aber mein Datenschutzbeauftragter wurde blass.

Der Wendepunkt: KI-gestützte Dokumentation

Im Juni 2025 hat mir ein Kollege — Neurologe, technikaffin, immer einen Schritt voraus — DocReport gezeigt. Nicht als Verkaufsgespräch. Er hat einfach seinen Laptop gedreht und gesagt: "Schau mal, was das hier macht."

Was ich sah, war simpel und gleichzeitig erstaunlich. Er diktierte einen Befund in sein Headset. Nicht langsam und deutlich, wie man es einem Schreibdiktiert gewohnt ist. Sondern schnell, mit Fachbegriffen, Einschüben, Selbstkorrekturen. Wie im echten Praxisalltag.

Die KI hat den Text in Echtzeit strukturiert. Arztbrief-Format. ICD-10-Codes vorgeschlagen. EBM-Ziffern identifiziert. Und das Ganze war nach dreißig Sekunden fertig.

Ich war skeptisch. Natürlich war ich das. Zwanzig Jahre Praxiserfahrung lehren einen, dass alles, was zu gut klingt, meistens zu gut klingt. Aber ich habe es probiert.

Die erste Woche

Montag: Installation dauerte zwanzig Minuten. Headset angesteckt. Losgelegt.

Dienstag: Die Spracherkennung hatte Probleme mit meinem Akzent (Pfälzer Reste, obwohl ich seit dreißig Jahren in Mannheim bin). Aber sie lernte. Bis zum Nachmittag waren die häufigsten Fehler korrigiert.

Mittwoch: Ich habe zum ersten Mal seit Monaten den Schreibtisch um 17 Uhr verlassen. Die gesamten Arztbriefe waren fertig. Korrekt. Mit ICD-10-Codes.

Donnerstag: Mein Abrechnungsberater (der quartalsweise reinguckt) hat die EBM-Zuordnungen geprüft. Eine Fehlerquote von unter einem Prozent. Er hat mich angerufen und gefragt, ob ich heimlich eine neue Schreibkraft eingestellt hätte.

Freitag: Die KI hat bei einem Patienten eine ICD-10-Kodierung vorgeschlagen, die ich übersehen hätte. Es handelte sich um eine Nebendiagnose — E11.65, Typ-2-Diabetes mit Hyperglykämie — die ich im Diktat erwähnt, aber nicht explizit kodiert hatte. Die Ziffer war korrekt. Das wäre unter dem Radar durchgerutscht.

Nach drei Monaten

Hier sind meine konkreten Zahlen. Keine Schätzungen. Keine Hochrechnungen. Die echte Patienten- und Abrechnungsstatistik aus meiner Praxis:

Die Ersparnis bei den Abrechnungsverlusten allein rechtfertigt die Softwarekosten. Alles andere ist Bonus.

• Metrik: --- | Vor KI (ohne Schreibkraft): --- | Mit KI-Dokumentation: --- | Veränderung: ---
• Metrik: Dokumentationszeit pro Patient | Vor KI (ohne Schreibkraft): 7,2 Min. | Mit KI-Dokumentation: 2,8 Min. | Veränderung: -61 %
• Metrik: Arztbriefe pro Tag | Vor KI (ohne Schreibkraft): 12-15 (mit Verzögerung) | Mit KI-Dokumentation: 18-22 (sofort) | Veränderung: +47 %
• Metrik: ICD-10-Fehlerquote | Vor KI (ohne Schreibkraft): 8,7 % | Mit KI-Dokumentation: 0,9 % | Veränderung: -90 %
• Metrik: EBM-Abrechnungsverluste/Quartal | Vor KI (ohne Schreibkraft): ca. 2.100 € | Mit KI-Dokumentation: unter 200 € | Veränderung: -90 %
• Metrik: Arbeitsende (im Durchschnitt) | Vor KI (ohne Schreibkraft): 18:30 Uhr | Mit KI-Dokumentation: 16:45 Uhr | Veränderung: -1:45 Std.
• Metrik: Korrekturschleifen pro Woche | Vor KI (ohne Schreibkraft): 15-20 | Mit KI-Dokumentation: 1-2 | Veränderung: -90 %

Wie funktioniert das eigentlich technisch?

Keine Sorge, ich halte das kurz. Ich bin Arzt, kein Informatiker. Aber man sollte verstehen, was da passiert — schließlich geht es um Patientendaten.

Die KI nutzt zwei Dinge gleichzeitig: Spracherkennung (sie hört zu und macht Text daraus) und medizinische Ontologie (sie versteht, was die Begriffe bedeuten). Letzteres ist der entscheidende Unterschied zu einer normalen Diktier-App. Wenn ich "AP cortison 50mg" sage, weiß die KI, dass das eine Axial-Projektion einer CT-Aufnahme mit Kontrastmittel ist — nicht etwa eine App fürs Handy.

Die Textgenerierung basiert auf einem Sprachmodell, das mit Millionen medizinischer Dokumente trainiert wurde. Das Ergebnis: Der generierte Arztbrief klingt wie von einem Arzt geschrieben. Weil er im Grunde von Tausenden Ärzten geschrieben wurde.

DSGVO und Datenschutz

Die häufigste Frage, die ich von Kollegen bekomme. Zu Recht. Die Antwort ist zweigeteilt:

Mein Datenschutzbeauftragter (derselbe, der beim tschechischen Schreibdienst blass wurde) hat die Dokumentation geprüft und grünes Licht gegeben. Seine Worte: "Endlich mal eine Lösung, die die regulatorischen Anforderungen nicht nur als Fußnote erwähnt."

• Serverstandort: Die Verarbeitung findet auf europäischen Servern statt. Nicht in den USA, nicht irgendwo in der Cloud jenseits von Datenschutzvorstellungen.
• Verschlüsselung: Alle Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen. Die KI hat keinen Zugriff auf identifizierende Patienteninformationen im Klartext — sie verarbeitet die Daten im geschlossenen System und gibt den fertigen Text zurück.

Für wen eignet sich das — und für wen nicht?

Ich bin kein Influencer, der Ihnen etwas andrehen will. Also hier die ehrliche Antwort.

Es funktioniert gut für:

Es funktioniert weniger gut für:

• Einzelkämpfer-Praxen wie meine — ein Arzt, ein bis zwei MFAs, hohe Dokumentationslast
• Praxen mit hohem Überweisungsaufkommen — jeder Überweisungsbrief muss raus, schnell und korrekt
• Fachärzte mit komplexen Befundberichten — Radiologie, Pathologie, Innere Medizin
• Praxen in der Probezeit — wenn der Nachfolger die Dokumentation übernehmen muss
• MVZs mit wechselnden Dokumentationsstandards — die KI normalisiert automatisch
• Praxen, deren PVS älter als zehn Jahre ist — die Schnittstellen passen oft nicht
• Kollegen, die stur an Papierdiktat festhalten — und das ist okay, solange die Schreibkraft bleibt
• Praxen mit extrem seltenen Fachgebieten — die KI lernt dazu, aber bei Spezialvokabular braucht sie anfangs Nachhilfe
• Chirurgen, die während der OP dokieren — hier ist Ambient Scribing mit Mikrofon im OP-Saal die bessere Lösung (aber das ist ein eigenes Thema)

Praktische Checkliste: So starten Sie

Wenn Sie sich das ernsthaft überlegen — und meiner Meinung nach sollten Sie das, wenn Ihre Schreibkraft das Rentenalter erreicht oder kündigt —, hier die Schritte, die für mich funktioniert haben:

Woche 1: Evaluation

Woche 2: Parallelbetrieb

Woche 3: Vollbetrieb

Woche 4: Feinschliff

• Testen Sie die Spracherkennung mit Ihrem eigenen Diktierstil
• Prüfen Sie die Integration mit Ihrem PVS
• Klären Sie den Datenschutz mit Ihrem Beauftragten
• Diktieren Sie parallel: einmal für die KI, einmal klassisch
• Vergleichen Sie die Ergebnisse
• Identifizieren Sie Schwächen (spezielle Begriffe, Akzente, Abkürzungen)
• Schalten Sie auf KI-Dokumentation um
• Behalten Sie die Korrektur-Berichte der ersten zwei Wochen im Blick
• Passen Sie Ihre Diktiertechnik an (kurze Pausen zwischen Abschnitten helfen der KI)
• Überprüfen Sie die ICD-10-Vorschläge systematisch
• Optimieren Sie Ihre EBM-Abrechnung mit den automatischen Zuordnungen
• Trainieren Sie das System mit Ihren häufigsten Textbausteinen

Was kostet das?

Ich bin konsequent bei den Zahlen geblieben. Also hier auch die Kostenaufstellung.

Eine KI-Dokumentationslösung wie DocReport kostet zwischen 50 und 150 Euro pro Monat — je nach Praxisgröße und Funktionsumfang. Im Vergleich: Eine Vollzeit-Schreibkraft kostet inklusive Lohnnebenkosten 3.000 bis 3.800 Euro pro Monat. Die Einsparung bei den Abrechnungsverlusten (in meinem Fall fast 2.000 Euro pro Quartal) deckt die Softwarekosten bereits zu zwei Dritteln.

ROI? Bei mir hat sich die Lösung im ersten Monat amortisiert. Nicht im ersten Jahr. Im ersten Monat.

Was ich anders machen würde

Hindsight ist immer einfacher. Aber falls Sie denselben Weg gehen, hier die Dinge, die ich beim ersten Mal falsch gemacht habe:

• Ich habe zu spät angefangen. Elf Monate auf eine Schreibkraft zu warten, war strategischer Fehler. Ich hätte nach drei Monaten auf KI umgestellt.
• Ich habe das System nicht konfiguriert. Die Standard-Einstellungen sind gut, aber erst mit meinen persönlichen Textbausteinen und bevorzugten ICD-10-Codes wurde es richtig schnell.
• Ich habe die MFAs zu spät eingebunden. Meine verbliebene MFA war anfangs skeptisch — sie sah die KI als Konkurrenz. Heute nutzt sie das System selbst für die Vorarbeit und liebt es. Die KI ersetzt nicht ihre Arbeit. Sie macht sie erträglicher.
• Ich habe die Patienten nicht informiert. Als ich anfing, während des Gesprächs in ein Headset zu diktieren, haben mich manche irritiert angeschaut. Ein kurzer Hinweis vorab ("Ich nutze ein System, das meine Notizen automatisch erstellt") reicht völlig.

Die größere Perspektive

Wir stehen an einem Punkt, an dem der Fachkräftemangel nicht mehr durch mehr Rekrutierung gelöst werden kann. Die Demografie arbeitet gegen uns. Jedes Jahr gehen mehr MFAs in Rente als neue in den Beruf kommen. Die Ausbildungsplätze sind vielerwegs unbesetzt.

Gleichzeitig steigt die Dokumentationslast. EPA, eRezept, eAU, TI-Pflicht — jede neue gesetzliche Vorgabe bedeutet mehr Klicks, mehr Felder, mehr Papierkram. Die KBV beziffert den administrativen Anteil in deutschen Praxen auf 18 bis 22 Prozent der Arbeitszeit. Das ist kein Achtungszeichen mehr. Das ist ein Brandalarm.

KI ist keine Luxuslösung für Technikfans. Sie ist — und ich sage das als bekennender Analog-Fan, der bis 2023 sein Faxgerät liebevoll gepflegt hat — eine Notwendigkeit. Nicht, weil sie besser ist als eine gute Schreibkraft. Sondern weil es die gute Schreibkraft bald nicht mehr überall geben wird.

FAQ

Kann KI wirklich eine erfahrene Schreibkraft ersetzen?

Nein. Und ja. Eine Schreibkraft mit zwanzig Jahren Praxiserfahrung kennt den Arzt, die Patienten, die Abläufe. Die KI kennt die medizinische Fachsprache und die Kodierung. Beides zusammen wäre ideal. Aber wenn die Schreibkraft fehlt, ist die KI ein verdammt guter Ersatz — und deutlich besser als gar keine Unterstützung.

Was passiert bei Fehlern der KI?

Die KI macht Fehler. Weniger als ich nach acht Stunden Dokumentation, aber sie macht welche. Deshalb gibt es immer eine manuelle Freigabe. Der Arzt prüft und bestätigt. Die Haftung bleibt beim Arzt — und das ist auch richtig so.

Ist das mit meinem Praxisverwaltungssystem kompatibel?

Wahrscheinlich ja. Die meisten aktuellen PVS-Systeme (Turbomed, DoX Practic, CGM, PRAXISER, Medatixx) unterstützen Schnittstellen. DocReport lässt sich per HL7 oder direkter API anbinden. Bei älteren Systemen wird es schwieriger — da hilft nur testen.

Wie lange dauert die Umstellung?

In meiner Praxis: eine Woche bis zum ersten produktiven Einsatz, vier Wochen bis zur vollen Effizienz. Die Lernkurve ist steil — im positiven Sinne.

Was sagen die Patienten dazu?

Die meisten bemerken es gar nicht. Bei denen, die das Headset sehen, reicht ein kurzer Hinweis. Die Reaktionen reichen von "Praktisch" bis "Haben Sie eigentlich noch Zeit für mich?". Letzteres führt dann zu einem kurzen Gespräch über Effizienz — und die Patienten sind in der Regel beruhigt, wenn sie merken, dass mehr Zeit für sie herumkommt, nicht weniger.

*Dr. Martin Fleischer ist Facharzt für Innere Medizin und berichtet hier aus eigener Erfahrung. Die genannten Zahlen basieren auf seiner persönlichen Praxisstatistik. Er nutzt KI-Dokumentation seit Juni 2025 im Praxisalltag. Alle genannten Produkte wurden selbst getestet und nicht gesponsert.*