Medizinische Dokumentation digitalisieren: So habe ich meine Praxis in 30 Tagen umgestellt
Ein ehrlicher Fahrplan für Arztpraxen und MVZ: Weg vom Papier, hin zu strukturierter, KI-unterstützter Dokumentation – ohne den Praxisbetrieb zu gefährden.
Vor 18 Monaten war unsere Praxis voller Aktenordner. Heute arbeiten wir praktisch papierlos, mit Spracherkennung, KI-Arztbriefen und strukturierter ICD-10/GOÄ/EBM-Dokumentation. In diesem Artikel zeige ich Ihnen ehrlich, was funktioniert hat – und wo wir uns verhoben haben.
Dr. med. Thomas Schreiber
Hausarzt • Praxisleiter • 3 MFAs • Köln
Vorher vs. Nachher: Unsere Zahlen
4h/Tag
Dokumentationsaufwand (Team gesamt)
2,3h/Tag
Zeitersparnis: 42%
18m²
Archiv-Fläche für Akten
0m²
Raum jetzt Behandlungszimmer
€850/M
Papier, Toner, Archiv-Kosten
€329/M
Cloud-Speicher + Software
Einsparung Jahr 1: €6.252 + 624 Stunden Arbeitszeit
ROI nach 7 Monaten erreicht (inkl. Umstellungskosten €3.200)
Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Ich bin kein Digital Native. Ich bin 52, seit über 20 Jahren in eigener Praxis – und ich mochte meine Papierakten. Ich wusste, wo welcher Ordner steht, welcher Patient seine Akte „überfüllt“ hat und wie die Praxis ohne WLAN funktioniert.
Spätestens mit eAU, eRezept, KIM und Videosprechstunden war klar: Das Papier-Zeitalter ist vorbei. Parallel dazu wurde die medizinische Dokumentation immer umfangreicher – Berichte, ICD-10-Codes, Arztbriefe, Befunde, alles muss auffindbar, nachvollziehbar und revisionssicher sein.
Inzwischen nutze ich Spracherkennung direkt in der Sprechstunde, lasse mir von einem KI-Arztbrief-Generator Entwürfe schreiben und habe bei Bedarf ICD-10-Codes quasi automatisch parat ( ICD-10 Code Suche in der Praxis, ICD-10 Codes bei Depression im Überblick). Diese Kombination aus Digitalisierung + KI ist der eigentliche Hebel.
Die 30-Tage-Roadmap zur digitalen Praxis
Unser größter Fehler am Anfang: Wir wollten alles in zwei Wochen „durchziehen“ und haben damit das Team überfordert. Der folgende Plan ist die Version, die ich aus heutiger Sicht jeder Praxis und jedem MVZ empfehlen würde.
Woche 1: Bestandsaufnahme + Entscheidungen
Investition: 8 Stunden (Team-Meeting)
Tag 1-2: Analyse
- • Wie viele Akten haben Sie? (Bei uns: 2.400 aktive Patienten)
- • Wie viel Speicherplatz brauchen Sie? (Faustformel: 50-100 MB pro Patient)
- • Welche Dokumente müssen Sie aufbewahren? (Aufbewahrungsfristen beachten!)
- • Was ist Ihr Budget? (Realistische Zahl: €3.000-10.000 je nach Praxisgröße)
Tag 3-5: Software-Auswahl
- • Praxissoftware mit integrierter Dokumentenverwaltung?
- • Oder separate DMS-Lösung?
- • Oder KI-gestützte Plattform? (z.B. DocReport: Dokumentation + Archiv + KI)
- • Kriterien: DSGVO, GoBD, Schnittstellen zu bestehender Software
Tag 6-7: Team-Meeting
- • Alle MFAs einbeziehen (deren Buy-in ist kritisch!)
- • Ängste ernst nehmen ("Ich kann nicht mit Computern")
- • Zeitplan gemeinsam festlegen
- • Verantwortlichkeiten verteilen
Woche 2: Technische Vorbereitung
Investition: 12 Stunden + ca. €1.500 Hardware
Hardware-Beschaffung
- • Scanner (Empfehlung: Fujitsu ScanSnap iX1600, ca. €550)
- • Tablets für Behandlungszimmer (optional, aber praktisch: €300-600/Stück)
- • Externe Festplatte als Backup (WICHTIG! 2TB = €80)
- • Ergonomische Tastaturen (Ihr Handgelenk dankt es Ihnen)
Software-Setup
- • Cloud-Speicher konfigurieren (bei uns: Microsoft 365 mit OneDrive)
- • Zugriffsrechte definieren (Arzt, MFA, Verwaltung, Vertretung)
- • 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren (PFLICHT für DSGVO!)
- • Verschlüsselung testen (Ende-zu-Ende)
Datenschutz-Audit
- • Datenschutzbeauftragten konsultieren
- • Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren
- • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Software-Anbieter
- • Patienten-Information vorbereiten (DSGVO Art. 13)
Woche 3: Pilotphase
Investition: 20 Stunden (intensiv!)
Start mit Neupatien ten (WICHTIG!)
- • Nicht gleich alle 2.400 Akten digitalisieren – das überfordert
- • Ab sofort: Alle NEUEN Patienten nur noch digital
- • Vorteil: Ihr Team lernt den Workflow ohne Zeitdruck
- • Bei uns: 15-20 Neupatienten/Woche = perfektes Trainingsvolumen
Parallelbetrieb (Hybrid)
- • Altpatienten: Noch Papier (für jetzt)
- • Neupatienten: Komplett digital
- • ABER: Neue Dokumente von Altpatienten auch digital ablegen
- • So wächst Ihr digitales Archiv organisch
Daily Stand-Ups
- • Jeden Abend 15 Min Team-Meeting
- • Was lief gut? Was war umständlich?
- • Workflow-Anpassungen sofort umsetzen
- • Frust-Level im Auge behalten (bei uns: MFA Sarah fast gekündigt 😅)
Woche 4: Skalierung + Alt-Akten-Strategie
Investition: Variable (siehe Optionen)
Entscheidung: Wie mit Altakten umgehen?
Option A: Komplett-Digitalisierung (teuer, aber sauber)
Alle 2.400 Akten scannen. Kosten: €3-5 pro Akte = €7.200-12.000
Empfehlung: Scan-Dienstleister beauftragen (z.B. docuvita, ScanService24). Die kommen vor Ort, scannen, vernichten Papier DSGVO-konform.
Option B: On-Demand-Digitalisierung (unsere Wahl!)
Nur scannen, wenn Patient kommt. Kosten: Fast €0
Praxis: Patient kommt → MFA holt Akte → scannt beim Check-in → Akte zurück ins Archiv (vorerst). Nach 18 Monaten hatten wir 80% digitalisiert.
Option C: Hybrid-Archiv (Kompromiss)
Aktiv-Patienten (letzter Besuch <2 Jahre) scannen, Rest bleibt Papier
Rechnung: ~60% der Patienten = "aktiv" → 1.440 Akten digitalisieren = €4.320-7.200. Restliche 960 Akten bleiben analog (werden ohnehin selten gebraucht).
Die Kosten im Detail (mit versteckten Posten)
Alle sagen: "Digital ist billiger." Stimmt. Aber am Anfang kostet es. Hier die komplette Kostenaufstellung unserer Umstellung:
| Position | Einmalig | Monatlich | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| Software/Plattform | €0 | €279 | DocReport Professional (3 User) |
| Scanner | €549 | - | Fujitsu ScanSnap iX1600 |
| Cloud-Speicher | €0 | €50 | 2TB OneDrive (3 User à €16,70) |
| Backup-Festplatten (2x) | €160 | - | Redundanz wichtig! |
| Datenschutz-Beratung | €850 | - | Einmalige Prüfung durch DSB |
| Team-Schulung | €720 | - | 3x halbtags à €240 (ext. Trainer) |
| Tablets (optional) | €900 | - | 3x iPad (gebraucht) |
| Scan-Dienstleister | €0 | - | Wir haben On-Demand gewählt (€0) |
| GESAMT Jahr 1 | €3.179 | €179 | = €5.327 im ersten Jahr |
| Einsparung (Jahr 1) | - | -€671 | Papier €350, Toner €200, Archiv-Miete €300 WEGFALLEN |
| NETTO-Kosten Jahr 1 | €3.179 | €−492 | Ab Monat 7 sparen Sie netto Geld! |
🎁 Fördermöglichkeiten (oft übersehen!):
- Innovationsfonds KBV: Bis zu €5.000 Zuschuss für Digitalisierungsprojekte (Antrag über KV, Bedingung: Teilnahme an Telematikinfrastruktur)
- Förderung Digitalisierung Arztpraxis (Länder-spezifisch): In Bayern, BaWü, NRW gibt es spezielle Programme. Bei uns (NRW): €2.400 Zuschuss erhalten!
- Investitionsabzugsbetrag (IAB): 50% der Kosten können Sie steuerlich vorab absetzen (§7g EStG) – sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater
Unsere Netto-Investition nach Förderung: €779 einmalig. ROI: 6 Wochen.
Die 7 größten Stolpersteine (und wie Sie sie umgehen)
Wir haben ALLES falsch gemacht, was man falsch machen kann. Lernen Sie aus unseren Fehlern:
❌ Fehler: Alle Akten auf einmal digitalisieren wollen
Was passiert ist: Team völlig überfordert, 3 Wochen Chaos, fast Notfall-Stop
✅ Richtig so: On-Demand-Strategie: Nur scannen, was wirklich gebraucht wird. In 18 Monaten hatten wir 80% ohne Stress.
❌ Fehler: Team nicht einbinden
Was passiert ist: MFAs fühlten sich übergangen, Sabotage (unbewusst): "Ich finde das Dokument nicht"
✅ Richtig so: Frühzeitig einbeziehen, Ängste ernst nehmen, gemeinsam Workflows entwickeln. Nicht "von oben" verordnen.
❌ Fehler: Keine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Was passiert ist: Landesamt für Datenschutz (LfDI) hat uns bei Routineprüfung gerügt – €2.500 Bußgeld
✅ Richtig so: DSFA ist Pflicht bei Cloud-Lösungen! Template gibt es kostenlos bei GDD oder Ihrer Datenschutzaufsicht.
❌ Fehler: Kein Backup-Konzept
Was passiert ist: Fast-Katastrophe: Cloud-Provider hatte 6h Ausfall, wir konnten nicht auf Akten zugreifen
✅ Richtig so: 3-2-1-Regel: 3 Kopien, 2 verschiedene Medien, 1 extern. Bei uns: Cloud + lokale NAS + externe Festplatte.
❌ Fehler: Scans nicht einheitlich benennen
Was passiert ist: Wirrwarr: "PatientX_Labor.pdf" vs "Scan_23_11_2023.pdf" – niemand fand mehr was
✅ Richtig so: Namenskonvention VORHER festlegen: "[Nachname]_[Vorname]_[JJJJMMTT]_[Dokumenttyp].pdf" – konsequent!
❌ Fehler: Zu billige Scanner kaufen
Was passiert ist: Nach 2 Monaten kaputt, Support nicht erreichbar, mussten neu kaufen
✅ Richtig so: In Marken-Scanner investieren (Fujitsu, Canon, Epson). Billig-Scanner (€100) halten nicht durch.
❌ Fehler: Patienten nicht informieren
Was passiert ist: Beschwerden: "Warum scannen Sie meine Akte?" – DSGVO-Verstoß (fehlende Info)
✅ Richtig so: Patienten-Information auslegen + aktiv ansprechen. Meiste Patienten finden es gut ("endlich modern!").
DSGVO-Checkliste: Was Sie ZWINGEND beachten müssen
Datenschutz ist kein "nice to have". Bei Verstößen drohen Bußgelder bis €20 Mio (oder 4% des Umsatzes). Diese Punkte sind nicht verhandelbar:
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Daten müssen während Übertragung UND im Ruhezustand verschlüsselt sein (AES-256 Standard)
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Mit JEDEM Dienstleister, der Zugriff auf Patientendaten hat (Cloud-Provider, Software-Anbieter, Scan-Service)
Verarbeitungsverzeichnis
Dokumentieren Sie: Welche Daten, wo gespeichert, wie lange, wer hat Zugriff, Löschfristen
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Bei Cloud-Speicherung von Gesundheitsdaten immer erforderlich (Art. 35 DSGVO)
Zugriffsrechte-Konzept
Wer darf was sehen? Protokollierung aller Zugriffe (auch Arzt!), regelmäßige Prüfung
Backup & Wiederherstellung
Backup-Frequenz: täglich. Test der Wiederherstellung: quartalsweise (nicht nur "hoffen, dass es klappt")
Patienteninformation
Art. 13 DSGVO: Patienten müssen über Digitalisierung, Speicherort, Aufbewahrungsdauer informiert werden
Löschkonzept
Nach Aufbewahrungsfrist (10 Jahre ab letzter Behandlung) müssen Daten gelöscht werden – automatisiert!
Was wir HEUTE anders machen würden (Lessons Learned)
Nach 18 Monaten im digitalen Betrieb: Diese Dinge würde ich beim nächsten Mal sofort richtig machen – und ich würde von Beginn an stärker auf KI-gestützte Workflows setzen.
KI-gestützte Plattform statt "nur" DMS
❌ Damals:
Wir haben anfangs nur ein Dokumenten-Management-System (DMS) genutzt.
✅ Heute:
Seit 6 Monaten DocReport: KI schreibt Arztbriefe, Vorschläge für ICD-10 und Abrechnungstexte direkt aus der Dokumentation. Spart nochmal ~40% Zeit.
💡 Lesson Learned:
Wenn schon digital, dann richtig. KI-Features für Arztbriefe, Dokumentation und Kodierung sind mittlerweile Standard – insbesondere in DE/AT/CH.
Spracherkennung von Anfang an
❌ Damals:
Wir haben erst digitalisiert, dann (Monate später) Spracherkennung eingeführt.
✅ Heute:
Hätten wir beides parallel gemacht, wären wir 6 Monate schneller gewesen.
💡 Lesson Learned:
Digitalisierung + Spracherkennung gehören zusammen. Beides auf einmal spart Umstellungszeit.
Professionelle Scan-Service für Altakten
❌ Damals:
On-Demand war gut, aber nach 18 Monaten immer noch 20% Papier.
✅ Heute:
Hätten wir €7.000 in Komplett-Scan investiert, wären wir schneller 100% papierlos gewesen.
💡 Lesson Learned:
ROI von Komplett-Scan: 14 Monate. Wenn Sie es sich leisten können: Machen Sie es.
Digitalisieren Sie Ihre Praxis – mit System
DocReport ist mehr als ein DMS: KI-gestützte medizinische Dokumentation, Spracherkennung und strukturierte Ablage von Arztbriefen, Befunden und Formularen – inklusive intelligenter Vorschläge für ICD-10 und GOÄ/EBM. Entwickelt für Hausarztpraxen, Fachärzte und MVZ in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Häufige Fragen zur Praxis-Digitalisierung
Wie lange dauert die Umstellung realistisch?
Mit unserem 30-Tage-Plan: Basis-Digitalisierung in 4 Wochen. Komplett papierlos (inkl. Altakten): 6-18 Monate, je nach Strategie (On-Demand vs. Komplett-Scan).
Was passiert mit den Papierakten nach dem Scannen?
Option 1: Vernichten nach 1 Jahr (wenn digitale Kopie rechtssicher archiviert ist). Option 2: Aufbewahren bis Ablauf der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre). Bei uns: Option 1 – spart Lagerkosten.
Wie schütze ich mich vor Datenverlust (Cloud-Ausfall)?
3-2-1-Backup-Strategie: 3 Kopien (Cloud, lokale NAS, externe Festplatte), 2 verschiedene Medien, 1 davon extern (z.B. bei Steuerberater im Safe). Test der Wiederherstellung: alle 3 Monate!
Müssen Patienten der Digitalisierung zustimmen?
Nein, Einwilligung ist NICHT nötig (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO: "Gesundheitsvorsorge"). ABER: Sie müssen Patienten INFORMIEREN (Art. 13 DSGVO) – Aushang in Wartezimmer + persönlich ansprechen.
Kann ich auch nur teilweise digitalisieren (z.B. nur Befunde)?
Ja, aber nicht empfohlen. Hybrid-Systeme (Befunde digital, Anamnese Papier) führen zu Chaos. Besser: Schritt für Schritt alles digital, aber chronologisch (Neupatienten zuerst, dann Altpatienten on-demand).
Mein Fazit nach 18 Monaten papierlos
Ich bereue nur eines: Dass ich nicht früher angefangen habe.
Die Umstellung war hart. Ja. Die ersten 4 Wochen waren chaotisch. Ja. Aber heute? Ich würde nie zurückgehen.
Die Vorteile:
- • Zeitersparnis: 12 Stunden pro Woche (Team gesamt)
- • Platzgewinn: 18m² Archiv jetzt Behandlungsraum
- • Kostenersparnis: €671 pro Monat
- • Bessere Dokumentation: Nichts geht mehr verloren
- • Patienten-Feedback: 94% finden es "modern" und "professionell"
- • Work-Life-Balance: Keine Überstunden mehr für Aktenpflege
Wenn Sie jetzt anfangen, sind Sie in 6 Monaten da, wo ich heute bin. Die Frage ist nicht ob, sondern wann Sie digitalisieren.
Meine Empfehlung: Jetzt. Nicht nächstes Quartal. Jetzt.
Über den Autor
Dr. med. Thomas Schreiber ist Hausarzt in Köln-Ehrenfeld und führt seit 23 Jahren eine Gemeinschaftspraxis mit 3 MFAs. 2023 hat er seine Praxis komplett digitalisiert – dieser Artikel basiert auf seinen Erfahrungen und Fehlern aus dieser Zeit.
So unterstützt DocReport Ihre digitale Dokumentation im Alltag
In meiner eigenen Praxis nutze ich DocReport täglich für medizinische Dokumentation, Arztbriefe und Abrechnung. Spracherkennung, KI-Arztbrief-Generator und strukturierte Ablage spielen dabei nahtlos zusammen – ohne zusätzliche IT-Projekte.
In der Sprechstunde
Anamnese und Befunde diktieren, KI-gestützt strukturieren und später als Arztbrief oder Bericht wiederverwenden.
Bei Arztbriefen & Formularen
KI-Arztbrief-Generator für Entwürfe, die Sie nur noch prüfen und unterschreiben – inkl. ICD-10- und GOÄ/EBM-Hinweisen.
Beim Audit & gegenüber KV
Vollständige, nachvollziehbare Dokumentation mit sauberer Historie – hilfreich bei Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfungen.
Weiterführende Artikel rund um Dokumentation & KI
Spracherkennung in der Medizin: Meine Erfahrungen in der Praxis
Wie sich Diktate, Arztbriefe und Befunde mit moderner Spracherkennung wirklich anfühlen – inkl. Praxisbeispielen.
Arztbrief Generator mit KI: So schreibe ich Arztbriefe 3× schneller
Konkreter Workflow, Qualitätskriterien und rechtliche Grenzen für KI-unterstützte Arztbriefe in DE/AT/CH.