EBM 03220 retten: Voraussetzungen & Dokumentation, bevor die KV streicht
Weihnachtsstress, volle Sprechstunde – und am Ende fehlt im System genau das eine Detail: der zweite Kontakt oder der persönliche Kontakt. Ergebnis: 03220 wird gestrichen. Noch bis 31.12. können Sie das in vielen Fällen sauber abfangen.
Wenn Sie Hausarzt sind, kennen Sie das Muster: Chroniker werden zuverlässig betreut, Verlauf wird besprochen, Medikation angepasst – medizinisch passt alles. Und trotzdem kippt die Abrechnung, weil im Quartal nur ein Kontakt sauber „sichtbar“ ist oder der persönliche Kontakt nicht klar dokumentiert wurde.
Das Keyword, nach dem gerade viele Teams suchen, ist nicht ohne Grund „ebm 03220 voraussetzungen dokumentation“. Denn bei 03220 ist die Dokumentation nicht Beiwerk – sie ist der Nachweis, der Sie vor Streichungen schützt.
Die Kurzform: 4 Checks, bevor Sie Q4 abschließen
Warum die 03220 im Q4 so oft „durchrutscht“
Im Q4 ist die Praxis realistisch betrachtet im Ausnahmezustand: Infektwelle, Vertretungen, Jahresendspurt, dazu Urlaubsplanung und Papierkram. In dieser Phase passieren nicht die großen Fehler – sondern die kleinen:
Kontakt #2 fehlt „im System“
Der Patient war da – aber der Kontakt wurde nicht als eigener Eintrag erfasst oder in der falschen Kategorie dokumentiert.
Persönlicher Kontakt nicht klar
Es steht zwar „Telefonat“ oder „Rücksprache“ – aber der persönliche Kontakt ist nicht explizit gekennzeichnet.
Chronischer Verlauf ist zu dünn
Diagnose ist irgendwo hinterlegt – aber Verlauf/Monitoring/Behandlungsbedarf ist in diesem Quartal nicht greifbar.
Was das kostet (ganz pragmatisch)
Je nach KV-Region liegt die Chronikerpauschale häufig im Bereich von grob 15–20 € pro Patient. Wenn die Dokumentation fehlt, ist es kein „kleiner Abzug“ – die Ziffer kann komplett gestrichen werden.
Hinweis: Beträge variieren je nach KV/Regelleistungsvolumen/Region. Die Beispiele sind grobe Orientierung.
EBM 03220: Voraussetzungen & Dokumentation – worauf die KV praktisch schaut
Es geht nicht darum, „für die KV“ zu dokumentieren. Es geht darum, den medizinischen Alltag so abzubilden, dass ein Dritter (Prüfstelle) nachvollziehen kann: chronische Betreuung + Kontakte +Inhalt.
1) Chronischer Status: kurz, aber belastbar
Eine Diagnose allein wirkt in Prüfungen oft wie ein Etikett. Besser ist ein knapper, wiederkehrender „Chroniker-Status“ im Verlauf, z. B. mit Verlauf, Monitoring, Therapie und Relevanz im Quartal.
- Welche chronische Erkrankung(en) ist/sind aktuell betreuungsrelevant?
- Welche Monitoring-Parameter/Verlaufskontrollen wurden besprochen oder durchgeführt?
- Therapie/Medikation stabil vs. angepasst (und warum)?
2) Mindestens zwei Kontakte im Quartal – und einer davon persönlich
Der Klassiker im Q4: Ein persönlicher Termin ist dokumentiert, der zweite Kontakt „verschwindet“ in einem Laborzettel, einer Telefonnotiz ohne Kontext oder einer kurzen MFA-Info.
Für die 03220 sind üblicherweise zwei Arzt-Patienten-Kontakte relevant. Einer sollte eindeutig als persönlicher Kontakt dokumentiert sein.
3) Kontakt-Inhalt: Was wurde gemacht/besprochen?
Prüfsicher wird es, wenn pro Kontakt klar ist, warum der Patient da war und was in Bezug auf die chronische Erkrankung passiert ist (Beratung, Anpassung, Monitoring, Therapieentscheidung, Verlauf).
Wichtig (und ehrlich):
Konkrete Details zu 03220 hängen von EBM-Fassung und KV-Region ab. Nutzen Sie den Online-EBM und prüfen Sie ggf. KV-Mitteilungen. Dieser Artikel ersetzt keine KV-/Abrechnungsberatung.
3 kurze Dokumentationsbeispiele (die im Q4 realistisch sind)
Nicht als Textbaustein zum Kopieren gedacht, sondern als Orientierung, wie wenig es oft braucht, damit der Verlauf „steht“.
Beispiel A: DM2 + Hypertonie, Verlaufskontrolle
Kontakt 1 (persönlich): „DM2, RR, Verlauf: BZ-Tagebuch besprochen, HbA1c-Anforderung, Medikation (Metformin) unverändert, RR heute 148/88, Lebensstilberatung, Zielwerte erneut erläutert. Kontrolle in 6–8 Wochen.“
Kontakt 2 (mittelbar): „Telefonisch Labor besprochen (HbA1c 7,4), Therapie-Optionen erläutert, vereinbart: Dosisanpassung/erneute Kontrolle, Patient instruiert (Hypoglykämiezeichen), nächster Termin fixiert.“
Beispiel B: COPD, Exazerbationsprophylaxe
Kontakt 1 (persönlich): „COPD, Dyspnoe stabil, Inhalationstechnik geprüft, Therapie beibehalten, Impfstatus/Infektprophylaxe besprochen. Verlauf dokumentiert. Wiedervorstellung bei Verschlechterung.“
Kontakt 2: „Kurzer Verlaufskontakt wegen Infektbeginn: Warnzeichen erläutert, ggf. Eskalationsplan, Medikation/Bedarfsmedikation besprochen.“
Beispiel C: KHK, Medikation & Monitoring
Kontakt 1 (persönlich): „KHK, Belastbarkeit, Blutdruck, LDL-Ziel; Medikation (Statin) fortführen, Adhärenz besprochen, Monitoringplan.“
Kontakt 2: „Telefonische Rücksprache wegen Nebenwirkung: Nutzen/Risiko erklärt, Dosis angepasst, Kontrolle vereinbart, Dokumentation ergänzt.“
So hilft DocReport im Q4 (ohne Extra-Stress)
Im Dezember brauchen Sie keine „neue Prozesswelt“. Sie brauchen einen schnellen Check, der Ihnen sagt: Wo fehlt etwas – und was genau?
DocReport kann Sie dabei unterstützen, pro Fall zu sehen, ob im Quartal 2 Kontakte dokumentiert sind – und ob ein persönlicher Kontakt eindeutig erfasst wurde.
Auf Basis Ihrer Verlaufsdoku kann DocReport Hinweise geben, ob der chronische Verlauf plausibel beschrieben ist (Monitoring, Therapie, Verlauf) – damit der Fall in der Prüfung nicht „leer“ wirkt.
Wenn der zweite Kontakt fehlt, erinnert DocReport frühzeitig (statt erst nach der Abrechnung). Damit können Sie noch im Dezember sinnvoll nachdokumentieren oder einen Verlaufskontakt planen.
Wenn Sie Ihre Doku sowieso machen müssen, sollte sie nicht 8 Minuten dauern. DocReport hilft, den Verlauf strukturiert zu formulieren – kurz, prüfbar, praxisnah.
Wichtig: DocReport unterstützt bei Struktur/Check/Erinnerung. Abrechnungs- und KV-rechtliche Verantwortung bleibt bei der Praxis.
Die 20-Minuten-Q4-Rettung (Praxis-Workflow)
Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Artikel mitnehmen wollen: Machen Sie es einfach, aber konsequent. Hier ist ein Ablauf, der in vielen Hausarztpraxen funktioniert.
- Liste ziehen: Chroniker-Fälle (z. B. DM2/COPD/KHK) für Q4.
- Kontakt-Check: Pro Patient 2 Kontakte? Einer davon eindeutig persönlich?
- Verlauf-Check: Steht im Verlauf wirklich etwas zum chronischen Monitoring/Therapie?
- Fehlendes schließen: Wenn Kontakt #2 fehlt: noch im Dezember Verlaufskontakt (medizinisch sinnvoll) einplanen oder vorhandenen Kontakt sauber dokumentieren.
- Dokumentation finalisieren: Kurz, konkret, nachvollziehbar.
Wer das konsequent macht, rettet in vielen Praxen im Q4 mehrere tausend Euro – und spart sich die Nacharbeit, wenn die KV Monate später streicht.
FAQ: EBM 03220 Voraussetzungen & Dokumentation
Typischerweise braucht es eine dokumentierte chronische Erkrankung (mit Verlauf über längere Zeit) und im Quartal mindestens zwei Arzt-Patienten-Kontakte, davon mindestens einen persönlichen Kontakt. Details können je nach EBM-Fassung und KV-Region variieren – im Zweifel im Online-EBM nachsehen und die KV-Hinweise prüfen.
Kontaktarten werden in den KV-Prüfungen unterschiedlich streng betrachtet. In vielen Praxen ist die Faustregel: Ein Kontakt darf mittelbar sein (z. B. telefonisch), aber mindestens ein Kontakt muss persönlich stattfinden. Entscheidend ist die saubere Dokumentation: Datum, Anlass, Inhalt, ggf. Therapieanpassung und chronischer Kontext.
Dann kann die KV die Ziffer streichen – oft im Rahmen einer sachlich-rechnerischen Berichtigung. Unterm Strich verlieren Sie Honorar und haben zusätzlichen Ärger mit Nacharbeit. In der Praxis ist nicht die Leistung das Problem, sondern der fehlende Nachweis im System.
Machen Sie eine kurze Liste Ihrer Chroniker-Fälle, prüfen Sie pro Patient: (1) chronischer Status plausibel dokumentiert, (2) mindestens zwei Kontakte im Quartal vorhanden, (3) mindestens ein persönlicher Kontakt, (4) Verlauf/Medikation/Monitoring nachvollziehbar. Fehlt ein zweiter Kontakt: planen Sie noch im Dezember einen (medizinisch sinnvollen) Verlaufskontakt.
Software kann Sie stark unterstützen: Kontakte zählen, Erinnerungen setzen und Hinweise geben, wenn im Quartal ein persönlicher Kontakt oder ein chronischer Verlaufstext fehlt. Die finale Verantwortung bleibt bei der Praxis – aber ein automatischer Check spart vor allem im Q4 enorm viel Zeit.
Noch bis 31.12.: Q4 sauber machen – dann entspannt ins neue Jahr
Wenn Sie diese Woche 20 Minuten investieren, sparen Sie sich später Stunden an Nacharbeit – und sichern Honorar, das Ihnen für echte Versorgung zusteht.
Transparenz: DocReport ersetzt keine KV-/Rechtsberatung. Es hilft, Dokumentation & Workflows im Alltag schneller und prüfbarer zu machen.