Algemene Voorwaarden — Nederland

DocReport Nederland is een B2B Software-as-a-Service (SaaS)-platform dat ambient AI-ondersteunde klinische documentatietools biedt voor geregistreerde zorgverleners en zorgorganisaties in Nederland. Het platform omvat:

• Ambient spraak-naar-tekst transcriptie van klinische consulten met gestructureerde SOAP-notitiegeneratie.
• ICD-10-CM diagnostische coderingssuggesties en DBC/DOT-prestatiecode-aanbevelingen voor declaraties bij Nederlandse zorgverzekeraars (VGZ, Zilveren Kruis, CZ, Menzis, ONVZ).
• Hulpmiddelen voor het opstellen van bezwaarschriften tegen afwijzingen van zorgverzekeringsaanvragen (Claims- en Ultimate-abonnementen).
• Tools voor het samenstellen van klinische onderbouwingsbrieven voor voorafgaande machtigingen (Claims- en Ultimate-abonnementen).
• Controle- en optimalisatietools voor DBC/DOT-declaratieaudit (Claims- en Ultimate-abonnementen).
• AVG-conforme BSN- en PII-anonimisering aan de browserzijde en AES-GCM-versleutelingsinfrastructuur.
• Ondersteuning bij het genereren van GGZ-prestatiebeschrijvingen en specialistenbrieven voor verwijzing en ontslagverslagen.

DocReport Nederland is een professioneel B2B-hulpmiddel uitsluitend bestemd voor gebruik door geregistreerde zorgverleners en hun bevoegde medewerkers. Door u te abonneren, verklaart en garandeert u dat:

• U een zorgverlener bent geregistreerd in het BIG-register van het CIBG (Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg) op grond van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG), of dat u een bevoegd medewerker bent die handelt namens een geregistreerde BIG-geregistreerde zorgverlener of gelicentieerde zorgorganisatie.
• U een geldige AGB-code (Algemeen Gegevens Beheer) bezit voor declaratiedoeleinden via de Vektis-database, voor zover van toepassing op uw praktijk.
• U eventuele aanvullende specialistische registraties bezit die vereist zijn voor uw klinische praktijk (bijv. registraties bij de Nederlandse Vereniging voor een specifiek medisch specialisme, de KNMG of andere beroepsverenigingen).
• U de wettelijke bevoegdheid heeft om namens uw kliniek, praktijk of ziekenhuisorganisatie deze overeenkomst aan te gaan.
• U het platform benadert vanuit Nederland of de Europese Economische Ruimte (EER) voor professionele gezondheidszorgdoeleinden.

Wij behouden ons het recht voor om bewijs van BIG-registratie of relevante professionele referenties te vereisen alvorens uw abonnement te activeren of te handhaven. Uw BIG-registratienummer kan worden geverifieerd via www.bigregister.nl.

Abonnerende zorgverleners erkennen dat DocReport Nederland een administratief hulpmiddel is dat is ontworpen om hun verplichtingen op grond van de toepasselijke Nederlandse zorgwetgeving te ondersteunen, maar niet te vervangen, waaronder:

• Wet BIG — Beroepsuitoefening in de Gezondheidszorg: De Abonnee blijft verantwoordelijk voor het handelen binnen de wettelijk vastgestelde bevoegdheden conform zijn/haar BIG-registratieprofiel. Het gebruik van het platform ontslaat de zorgverlener niet van zijn/haar professionele aansprakelijkheid op grond van de Wet BIG.
• WGBO — Dossierplicht (Artikel 7:454 BW): De Abonnee is verantwoordelijk voor het bijhouden van volledige, nauwkeurige en tijdige medische dossiers zoals vereist door de WGBO. AI-gegenereerde documentatie moet worden gecontroleerd en gevalideerd als onderdeel van de WGBO-dossierplicht.
• Toestemming patiënt (WGBO Artikel 7:450 BW): De Abonnee is verantwoordelijk voor het verkrijgen en documenteren van geldige patiënttoestemming voor het gebruik van ambient opname en AI-ondersteunde documentatietools vóór elk klinisch consult, overeenkomstig AVG Artikel 7 en de WGBO-toestemmingsvereisten.
• Klinische audit: DocReport-documentatie is bedoeld om klinische auditprocessen te ondersteunen. De Abonnee moet alle door AI gegenereerde inhoud beoordelen als onderdeel van zijn/haar professionele klinische governanceverplichtingen.
• DBC/DOT-declaratiesysteem: De Abonnee is als enige verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van DBC/DOT-declaraties ingediend bij zorgverzekeraars en voor naleving van de declaratieregels van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). DocReport-code-suggesties vormen geen goedkeuring of validatie van declaratie-ingedieningen.

DocReport Nederland biedt de volgende abonnementsniveaus aan, geprijsd in Euro (EUR) en maandelijks gefactureerd:

• Premium Abonnement: €149,00 EUR per maand.
• Claims Abonnement: €499,00 EUR per maand.
• Ultimate Abonnement: €649,00 EUR per maand.
• Enterprise Abonnement: Maatwerk prijsstelling — neem contact op via compliance@docreport.eu voor een offerte.

Alle betalingen worden verwerkt door be.smart business solutions GmbH via onze Europese Stripe-integratie. Abonnementen worden aan het begin van elke factuurperiode gefactureerd in EUR. U ontvangt een B2B-factuur voor elke betaling.

BTW-behandeling (Omzetbelasting): Op grond van de Nederlandse Wet op de omzetbelasting 1968 en de EU BTW-richtlijn (2006/112/EG) is het Nederlandse BTW-tarief (huidig standaardtarief: 21%) mogelijk van toepassing op digitale diensten die worden geleverd aan niet-BTW-plichtige afnemers in Nederland. Medische diensten die zijn vrijgesteld van BTW op grond van Artikel 11, lid 1, onderdeel g, van de Wet OB 1968, kunnen een BTW-vrijstelling genieten — neem contact met ons op om uw BTW-status te bevestigen. BTW-plichtige Nederlandse ondernemingen dienen hun BTW-nummer (btw-identificatienummer) bij registratie op te geven voor verleggingsregeling-facturering op grond van de Nederlandse BTW-regels.

Alle prijzen zijn exclusief toepasselijke belastingen tenzij anders vermeld. Wij behouden ons het recht voor de prijzen aan te passen met een voorafgaande schriftelijke kennisgeving van 30 dagen.

Nieuwe Abonnees kunnen bij registratie gebruik maken van een gratis proefperiode van 14 dagen. De volgende voorwaarden zijn van toepassing:

• Er is geen creditcard vereist om de gratis proefperiode te starten.
• De gratis proefperiode is beperkt tot één proefperiode per kliniek of zorgverlener. Het aanmaken van meerdere accounts om meerdere gratis proefperiodes te benutten, vormt een wezenlijke inbreuk op deze Voorwaarden.
• Alle functies van het geselecteerde abonnement zijn beschikbaar tijdens de gratis proefperiode.
• Om de service na de proefperiode voort te zetten, dient u betalingsgegevens te verstrekken en het abonnement te bevestigen vóór het verstrijken van de proefperiode. Bij het verstrijken van de proefperiode zonder bevestiging van betaling worden de diensten automatisch opgeschort.
• Proefperiodes zijn alleen beschikbaar voor nieuwe abonnees die nog geen betaald abonnement hebben gehad.

Abonnees kunnen hun abonnement op elk moment opzeggen via het online accountportaal — er is geen telefoongesprek of e-mail vereist. De volgende voorwaarden zijn van toepassing:

• Opzegging gaat in aan het einde van de lopende factuurperiode. U behoudt toegang tot alle abonnementsfuncties tot die datum.
• Er worden geen gedeeltelijke maandrestituties verleend tenzij vereist door toepasselijk Nederlands consumenten- of handelsrecht, of EU-consumentenbeschermingswetgeving.
• Bij opzegging bewaren wij uw versleutelde klinische dossiers in onze databases gedurende 30 dagen, waarna deze permanent worden verwijderd (behoudens toepasselijke wettelijke bewaarverplichtingen op grond van de WGBO).
• Wij behouden ons het recht voor om accounts die in wezenlijke inbreuk zijn op deze Voorwaarden onmiddellijk op te schorten of te beëindigen, waaronder inbreuk op de Wet BIG-disclaimerbepalingen, frauduleuze declaratie-ingedieningen of misbruik van het platform.

Alle platformsoftware, AI-modellen, gebruikersinterfaceontwerp, documentatiesjablonen en eigen algoritmen zijn het exclusieve intellectuele eigendom van be.smart business solutions GmbH. Niets in deze Voorwaarden verleent u eigendom van, of een licentie tot het reproduceren, wijzigen, distribueren of afgeleide werken te creëren van, enig DocReport Nederland-intellectueel eigendom.

Klinische documentatie, SOAP-notities en brieven die via het platform worden gegenereerd door uw gebruik van de dienst, zijn eigendom van u (de abonnerende zorgverlener) als Verwerkingsverantwoordelijke en klinische auteur. be.smart business solutions GmbH maakt geen aanspraak op eigenaarschap van door zorgverleners gegenereerde klinische inhoud.

Beide partijen erkennen en stemmen ermee in strikte vertrouwelijkheid te handhaven met betrekking tot alle vertrouwelijke, klinische en commercieel gevoelige informatie die in verband met deze overeenkomst wordt verstrekt. Onze AVG- en UAVG-gegevensverwerkingsverplichtingen zijn volledig uiteengezet in ons Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst die in deze overeenkomst is opgenomen.

U bent als enige verantwoordelijk voor het waarborgen dat uw gebruik van DocReport Nederland in overeenstemming is met alle toepasselijke Nederlandse en EU-gegevensbeschermingswetgeving, inclusief uw verplichtingen als Verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG, de UAVG, de WGBO en alle toepasselijke NZa- of IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd)-gegevensbeheerrichtlijnen.

Voor zover maximaal toegestaan door toepasselijk Duits en EU-recht:

• Geen aansprakelijkheid voor klinische uitkomsten: be.smart business solutions GmbH aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor klinische uitkomsten, patiëntschade, verkeerde diagnose, declaratiefout, verzekeraarsbeslissing, claimafwijzing of regelgevende sanctie die voortvloeit uit het gebruik of misbruik van DocReport Nederland-output. De abonnerende zorgverlener behoudt de volledige en exclusieve professionele verantwoordelijkheid voor alle klinische handelingen, documentatie en declaratie-ingedieningen op grond van de Wet BIG en de WGBO.
• Gevolgschade: Wij sluiten aansprakelijkheid uit voor indirecte, gevolgschade, bijzondere schade of punitieve schadevergoeding voor zover maximaal toegestaan door het toepasselijk recht (§ 276, § 278 BGB; BW Boek 6 Titel 1 Afdeling 9).
• Maximale aansprakelijkheidsbegrenzing: Onze totale geaggregeerde aansprakelijkheid jegens u voor alle vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden, mag niet hoger zijn dan de totale abonnementskosten die u aan ons heeft betaald in de drie kalenderweken onmiddellijk voorafgaand aan het geval dat aanleiding geeft tot de vordering.

Niets in deze Voorwaarden sluit onze aansprakelijkheid uit of beperkt deze voor dood of lichamelijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid, fraude of frauduleuze verkeerde voorstelling van zaken, of enige andere aansprakelijkheid die niet kan worden uitgesloten op grond van Duits recht of dwingend EU-consumentenrecht dat van toepassing is op Nederlandse Abonnees.

Deze Algemene Voorwaarden worden beheerst door en geïnterpreteerd overeenkomstig de wetten van de Bondsrepubliek Duitsland (met name het Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) en het Handelsgesetzbuch (HGB)), en de toepasselijke wetgeving van de Europese Unie, inclusief toepasselijke EU-verordeningen en -richtlijnen met rechtstreekse werking. De partijen onderwerpen zich aan de niet-exclusieve jurisdictie van de bevoegde rechtbanken in Duitsland voor de beslechting van geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden.

Dwingende Nederlandse en EU-consumentenrechten: Niets in deze Voorwaarden doet afbreuk aan dwingende rechten die u mogelijk heeft als professionele gebruiker op grond van Nederlands recht (inclusief de beroepsbepalingen van het Burgerlijk Wetboek) of toepasselijk EU-consumentenrecht. Waar een bepaling van deze Voorwaarden in strijd is met dwingende bepalingen van Nederlands recht of toepasselijk EU-recht, prevaleren dergelijke dwingende bepalingen voor zover de strijdigheid reikt.

Geschillenbeslechting door middel van bemiddeling wordt aangemoedigd alvorens gerechtelijke procedures worden gestart. Neem contact met ons op via compliance@docreport.eu om geschillen zo veel mogelijk minnelijk op te lossen.

Wij behouden ons het recht voor deze Algemene Voorwaarden op elk moment te wijzigen. Materiële wijzigingen worden aan Abonnees medegedeeld per e-mail aan het geregistreerde accountadres met een minimale kennisgeving van 30 dagen. Voortgezet gebruik van het platform na de ingangsdatum van de herziene Voorwaarden vormt aanvaarding van de nieuwe Voorwaarden. Als u de herziene Voorwaarden niet aanvaardt, kunt u uw abonnement opzeggen vóór de ingangsdatum van de wijzigingen.

Deze Algemene Voorwaarden, samen met ons Privacybeleid, de AVG- & UAVG-kennisgeving en de Verwerkersovereenkomst (VWO), vormen de volledige overeenkomst tussen be.smart business solutions GmbH en de Abonnee met betrekking tot het onderwerp hiervan, en vervangen alle voorgaande of gelijktijdige overeenkomsten, verklaringen, garanties en afspraken.

Voor alle juridische, contractuele of compliance-gerelateerde aangelegenheden met betrekking tot deze Algemene Voorwaarden, kunt u contact opnemen met: