Ergotherapie Software 2026: Berichte in Rekordzeit statt Überstunden
45 Minuten für einen Therapiebericht? Das war gestern. Mit moderner Praxissoftware für Ergotherapie diktieren Sie Ihre Therapiesitzung einfach ins Handy – und die KI formatiert den perfekten Kassenbericht. Ich zeige Ihnen, wie das in der Praxis funktioniert.
Sandra Kemper
Ergotherapeutin B.Sc. • Praxisinhaberin seit 2018
Moderne Ergotherapie-Software nimmt Ihnen die Dokumentationslast ab – für mehr Zeit mit Ihren Patienten.
Das Wichtigste auf einen Blick
Zeitersparnis pro Bericht:
Von 45 Min. auf 2-3 Minuten
Kassenkonforme Berichte:
Automatisch nach Heilmittelkatalog
Datenschutz:
DSGVO-konform, EU-Server
Kosten:
Ab 29€/Monat, 14 Tage gratis testen
Der tägliche Kampf mit der Dokumentation
Kennen Sie das? Es ist 18:30 Uhr, der letzte Patient ist gegangen, und Sie sitzen noch immer am Schreibtisch. Vor Ihnen: ein Stapel handschriftlicher Notizen, die zu Therapieberichten werden müssen. Für die Krankenkasse. Für den überweisenden Arzt. Für die Dokumentationspflicht.
Als ich 2018 meine eigene Ergotherapie-Praxis eröffnete, verbrachte ich jeden Abend mindestens zwei Stunden mit Schreibarbeit. Bei 8-10 Patienten pro Tag summierte sich das auf 10-15 Stunden Dokumentation pro Woche – unbezahlte Überstunden, die mir die Freude am Beruf nahmen.
Ich habe vieles ausprobiert: Diktiergeräte, Textbausteine, sogar eine Aushilfe für die Schreibarbeit. Nichts hat wirklich funktioniert – bis ich auf moderne Ergotherapie Software mit KI-Unterstützung gestoßen bin.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie ich heute meine Dokumentation erledige: mit einem Live-Beispiel, das Sie direkt in Ihrer Praxis umsetzen können.
Live-Beispiel: Vom Diktat zum fertigen Kassenbericht
Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie ein typischer Ablauf aussieht. Frau Müller, 68 Jahre, kommt zur sensomotorisch-perzeptiven Behandlung nach einem Schlaganfall. Die Therapiesitzung ist vorbei – jetzt muss dokumentiert werden.
Schritt 1: Diktat ins Handy
Während Frau Müller ihre Jacke anzieht, nehme ich mein Smartphone und diktiere in die DocReport-App. Ich spreche ganz natürlich, als würde ich einer Kollegin die Sitzung schildern:
"Frau Müller heute zur achten Behandlungseinheit. Sensomotorisch-perzeptive Behandlung nach Apoplex links vor drei Monaten. Heute Schwerpunkt Feinmotorik rechte Hand. Wir haben Greifübungen mit verschiedenen Gegenständen gemacht, Steckspiele und Schraubverschlüsse. Die Patientin zeigt deutliche Fortschritte beim Pinzettengriff, kann jetzt kleine Gegenstände wie Münzen greifen. Daumen-Opposition noch eingeschränkt, hier weiter üben. Kraftdosierung verbessert sich, sie verschüttet weniger beim Eingießen. Patientin motiviert, übt auch zu Hause mit dem Therapieknete. Nächste Woche ADL-Training: Knöpfe schließen. Behandlung wie verordnet fortsetzen."
Dauer: 47 Sekunden
Schritt 2: KI formatiert den Bericht
Ich tippe auf "Bericht erstellen" – und innerhalb von Sekunden generiert DocReport einen strukturierten Therapiebericht, der alle Anforderungen der Krankenkassen erfüllt:
THERAPIEBERICHT – Ergotherapie
Sensomotorisch-perzeptive Behandlung (Pos. 54005)
Patient:
Müller, Elisabeth
Behandlungseinheit:
8 von 10
Diagnose:
Z.n. Apoplex links (I63.9)
Datum:
14.01.2026
Behandlungsschwerpunkt:
Verbesserung der Feinmotorik der rechten Hand mit Fokus auf Greiffunktionen
Durchgeführte Maßnahmen:
- Greifübungen mit unterschiedlich großen und geformten Gegenständen
- Steckspiele zur Förderung der Auge-Hand-Koordination
- Übungen mit Schraubverschlüssen zur Verbesserung der Handgelenksbeweglichkeit
- Training des Pinzettengriffs mit Kleinteilen
Therapieergebnis/Fortschritt:
- Pinzettengriff: Deutliche Verbesserung – Patientin kann nun kleine Gegenstände (Münzen) sicher greifen
- Daumen-Opposition: Weiterhin eingeschränkt, bedarf weiterer Übung
- Kraftdosierung: Verbesserte Kontrolle beim Umgang mit Flüssigkeiten
- Motivation und Compliance: Sehr gut, regelmäßiges Eigentraining zu Hause
Weiteres Vorgehen:
Fortführung der sensomotorisch-perzeptiven Behandlung wie verordnet. Nächste Einheit: ADL-Training mit Schwerpunkt Ankleidefertigkeiten (Knöpfe schließen).
Sandra Kemper, Ergotherapeutin B.Sc. | Praxis für Ergotherapie Kemper | 14.01.2026
Generiert in 3,2 Sekunden
Schritt 3: Kurze Kontrolle und Export
Ich überfliege den Bericht kurz – alles korrekt. Mit einem Klick exportiere ich das PDF oder kopiere den Text direkt in meine Praxisverwaltung. Fertig.
Gesamtzeit: 2 Minuten 14 Sekunden
Statt 35-45 Minuten manuelles Schreiben
Warum Ergotherapeuten spezielle Software brauchen
"Kann ich nicht einfach normale Spracherkennung wie Dragon nehmen?" Diese Frage höre ich oft. Die Antwort: Theoretisch ja, praktisch nein. Und hier ist der Grund:
Therapeutisches Fachvokabular
"Sensomotorisch-perzeptive Behandlung", "Bobath-Konzept", "Affolter-Führen", "propriozeptive Stimulation" – normale Spracherkennung versteht diese Begriffe nicht. DocReport wurde mit therapeutischem Vokabular trainiert.
Kassenkonforme Struktur
Krankenkassen haben genaue Vorstellungen, wie ein Therapiebericht aussehen muss. Die KI kennt diese Anforderungen und strukturiert Ihr Diktat automatisch richtig – inklusive Heilmittelkatalog-Positionen.
Therapeuten-Workflow
Als Therapeutin haben Sie keinen Schreibtisch im Behandlungsraum. Sie brauchen eine Lösung, die mobil funktioniert – diktieren ins Handy zwischen den Terminen, Bericht erscheint auf dem Praxis-PC.
Was gute Ergotherapie-Software können muss
Nach drei Jahren Suche und dem Test von etwa zehn verschiedenen Lösungen weiß ich genau, worauf es ankommt. Hier ist meine Checkliste:
Mobile Diktierfunktion
Smartphone als Diktiergerät zwischen den Terminen
Heilmittelkatalog-Integration
Automatische Zuordnung der Behandlungspositionen
Therapeutisches Vokabular
Erkennt Fachbegriffe aus Ergo, Physio, Logo
ICD-10-Codes
Automatische Diagnose-Codierung
Echtzeit-Synchronisation
Diktat auf Handy → Text auf PC in Sekunden
DSGVO-Konformität
EU-Server, AVV, verschlüsselte Übertragung
PDF-Export
Professionelle Berichte zum Versenden
Faire Preise
Erschwinglich für kleine Praxen
Ergotherapie-Software im Vergleich 2026
Der Markt für Praxissoftware Ergotherapie ist überschaubar. Die meisten Lösungen konzentrieren sich auf Terminplanung und Abrechnung – die Dokumentation bleibt auf der Strecke. Hier mein ehrlicher Vergleich:
| Lösung | Typ | Spracherkennung | KI-Berichte | Preis/Monat |
|---|---|---|---|---|
| Theorg | PVS | ❌ | ❌ | ab 49€ |
| Starke Praxis | PVS | ❌ | ❌ | ab 39€ |
| Optica | PVS | ❌ | ❌ | ab 59€ |
| Dragon Medical | Diktiersoftware | ✅ | ❌ | 199-399€ |
| DocReport | KI-Dokumentation | ✅ | ✅ | ab 29€ |
Wichtiger Hinweis
DocReport ersetzt nicht Ihre Praxisverwaltungssoftware (Theorg, Starke Praxis etc.), sondern ergänzt sie. Sie nutzen Ihr PVS weiterhin für Terminplanung und Abrechnung – DocReport übernimmt die Dokumentation und exportiert die Berichte, die Sie dann in Ihr System übernehmen.
Rechnung: So viel Zeit sparen Sie wirklich
Lassen Sie uns konkret rechnen. Angenommen, Sie behandeln 8 Patienten pro Tag und schreiben für jeden einen kurzen Verlaufseintrag (10 Min.) plus für jeden fünften einen ausführlichen Kassenbericht (45 Min.):
Zeitaufwand pro Woche (40 Patienten)
Manuelles Schreiben
- 40× Verlaufseintrag à 10 Min.6h 40min
- 8× Kassenbericht à 45 Min.6h 00min
- Gesamt pro Woche:12h 40min
Mit DocReport
- 40× Verlaufseintrag à 2 Min.1h 20min
- 8× Kassenbericht à 3 Min.0h 24min
- Gesamt pro Woche:1h 44min
10 Stunden 56 Minuten gespart
Pro Woche – das sind über 45 Stunden pro Monat!
Diese Zeit können Sie für zusätzliche Patienten nutzen (mehr Umsatz), für Fortbildungen – oder einfach für ein Leben außerhalb der Praxis.
Datenschutz: Das müssen Therapeuten beachten
Als Ergotherapeutin verarbeiten Sie besonders schützenswerte Gesundheitsdaten. Das gilt auch für Sprachaufnahmen, in denen Patientennamen und Diagnosen vorkommen. Hier ist, worauf Sie bei der Softwarewahl achten müssen:
EU-Serverstandort
Keine Datenübertragung in die USA oder andere Drittländer
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Pflicht nach Art. 28 DSGVO – muss vor Nutzung abgeschlossen werden
Verschlüsselte Übertragung
TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
Automatische Löschung
Audiodaten werden nach Verarbeitung gelöscht
DocReport erfüllt alle diese Anforderungen. Die Daten werden auf EU-Servern verarbeitet, ein AVV ist im Paket enthalten, und Sprachaufnahmen werden nach der Transkription automatisch gelöscht.
So starten Sie: Schritt für Schritt
Der Umstieg auf KI-gestützte Dokumentation ist einfacher als Sie denken. Hier ist mein Fahrplan, den ich auch meinen Kolleginnen empfehle:
Kostenlos testen (Tag 1)
Registrieren Sie sich für die 14-tägige Testphase. Keine Kreditkarte nötig. Laden Sie die App auf Ihr Smartphone und melden Sie sich parallel am PC an.
Erste Diktate üben (Tag 1-3)
Starten Sie mit einfachen Verlaufseinträgen. Sprechen Sie natürlich, als würden Sie einer Kollegin die Sitzung schildern. Keine Robotersprache!
Workflow etablieren (Woche 2)
Integrieren Sie das Diktieren in Ihren Praxisalltag. Mein Tipp: Direkt nach jeder Behandlung 60 Sekunden diktieren, solange alles frisch ist.
Volle Produktivität (ab Woche 3)
Nach 2-3 Wochen haben Sie Ihren Rhythmus gefunden. Die Dokumentation fühlt sich nicht mehr wie Arbeit an – sie passiert einfach nebenbei.
Fazit: Mehr Zeit für das, was wirklich zählt
Als ich vor drei Jahren mit der Dokumentation kämpfte, hätte ich mir gewünscht, dass mir jemand von Lösungen wie DocReport erzählt. Ich habe zu lange gewartet, zu viele Abende mit Schreibarbeit verschwendet, zu oft am Burnout gekratzt.
Heute dokumentiere ich meine 8-10 Patienten pro Tag in insgesamt 20-30 Minuten statt in 2-3 Stunden. Diese gewonnene Zeit nutze ich für Fortbildungen, für die Weiterentwicklung meiner Praxis – und ja, auch einfach für ein Leben nach Feierabend.
Die Investition von 29€ pro Monat hat sich für mich am zweiten Tag amortisiert. Nicht in Geld gerechnet, sondern in Lebensqualität.
Mein Rat: Probieren Sie es aus. 14 Tage kostenlos, keine Verpflichtung. Wenn Sie nach zwei Wochen nicht überzeugt sind, haben Sie zumindest Gewissheit. Aber ich wette: Sie werden nie wieder zurückwollen.
Testen Sie DocReport 14 Tage kostenlos
Ergotherapie-Dokumentation per Sprache – Kassenbericht in 2 Minuten statt 45. DSGVO-konform, therapeutisches Vokabular integriert.
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Häufige Fragen zu Ergotherapie-Software
Welche Software eignet sich am besten für Ergotherapie-Dokumentation?
Für die reine Dokumentation eignet sich KI-gestützte Software wie DocReport am besten, da sie Sprachdiktate automatisch in kassenkonform strukturierte Berichte umwandelt. Für Terminplanung und Abrechnung sind klassische PVS-Systeme wie Theorg oder Starke Praxis empfehlenswert – idealerweise kombiniert man beides.
Wie viel Zeit spart Ergotherapie-Software bei der Dokumentation?
Mit KI-gestützter Dokumentationssoftware reduziert sich der Zeitaufwand pro Therapiebericht von durchschnittlich 35-45 Minuten auf 2-3 Minuten. Bei 8 Patienten pro Tag entspricht das einer Zeitersparnis von etwa 10 Stunden pro Woche.
Ist Spracherkennung für Ergotherapie-Berichte DSGVO-konform?
Das hängt vom Anbieter ab. DSGVO-konforme Lösungen wie DocReport verarbeiten alle Daten auf EU-Servern, bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und löschen Audiodaten nach der Verarbeitung automatisch. US-basierte Dienste ohne EU-Server sind für Patientendaten nicht geeignet.
Kann ich mein Smartphone als Diktiergerät in der Ergotherapie-Praxis nutzen?
Ja, mit Lösungen wie DocReport können Sie sich gleichzeitig per Smartphone und Laptop anmelden. Sie diktieren zwischen den Terminen ins Handy, und der Text erscheint in Echtzeit auf Ihrem Praxis-Computer – ohne zusätzliche Hardware.